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如何做好办公室工作,这些办公用品不能少
办公室作为局机关运行的纽带,承担着大量事务性的工作,对于我这个才上任的办公室主任,如何在工作新、任务重、要求高、时间紧的情况下,充分发挥办公室的职能作用,做好具体工作,为全局任务的圆满完成提供保障,我认为,应在工作中做到以下几点: 先明确办公室工作的主要职责、地位和作用 
   首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能,这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性,工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会,还是管理、服务、协调,任何一个环节出了问题,都会产生很大的影响,甚至给整局工作带来被动或造成损失,也就是说,办公室工作开展得如何,直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项任务的完成。 
  一、弘扬奉献精神 
  甘于奉献、诚实敬业是办公室工作人员的必备素质。办公室人员一年到头都非常忙,经常加班加点连轴转。税法宣传、会议安排、日常接待、上传下达、信息采集、资料整理等任务比较繁重,要圆满完成这些工作,就要求办公室工作人员要有吃苦耐劳,无私奉献的精神,没有奉献精神就搞不好服务;没有奉献精神,工作就没有积极性、主动性和创造性。对此,办公室工作人员一定要在工作中不断改造自己,高标准、严要求,勤勤恳恳,任劳任怨,脚踏实地,无私奉献。   二、突出全局观念 
  “不谋万事者不足以谋一事,不谋全局者不足以谋一局”,大局意识,从大的方面讲,就是同党中央保持一致;从工作方面要求,就是要实现政令畅通,职能到位。   第一,要洞悉上情,切实了解党和国家的大政方针。善于分析新形势、新任务、新问题。   第二,要通透中情,切实理解上级领导与局领导班子的工作意图,知悉工作要求、思路,掌握工作动态,为工作创造主动。 
  第三,要理解下情。要深入调查研究及时了解基层工作的热点、难点与具体情况。   办公室人手少,压力大。涉及面广,影响大,牵涉的利害关系复杂。因此,办公室在日常工作中必须从大处入手,小处着眼,统盘考虑,综合权衡。把握小局服从大局,局部服从整体,才能梳理办公室工作的思路及对策,为局领导当好参谋,出好主意,为基层搞好服务。   三、增强协调能力 
  协调是贯穿于办公室工作各个方面的一项重要任务,事务和服务都包含着工作协调的内容。 
  第一,要协调好上下级的关系,对上要尊重而不盲从,服务而不臣服,更不能违背原则。陈云同志说:“不唯书,不唯上,只唯实”,待下须以诚、以情。不欺上瞒下、不搞盛气凌人。 
  第二,要协调好内外关系,外求支持合作,内求团结向上。对外协调,主要讲究相互配合、求同存异,避免冲突,营造良好的执法配合环境。具体来说主要是协调好与当地党委政府人大政协的关系,加强与其他行政部门、业务部门的联系。例如,要正确协调提案、信访、社区、卫生、安保、社教等关系。对内协调,主要是要协调好领导与干部,干部与干部,干部与群众的关系,要在尊重业务职权的基础上,化解症结,缩小矛盾,团结协作,发挥整体效能,实现协调目的。 
  第三,协调必须要讲究方法。要实事求是,从实际出发。防止以偏概全,视木为林。要从团结的愿望出发协调问题,求大同存小异。要严守公道,互不偏袒,要出于诚心和公心。不要从私人感情或局部利益出发,对待和处理协调工作。 
  同时,要注重协调的载体。要从不同角度,综合运用办公室信息发布、岗位目标责任制制订、指标下达、通知督办、网络办公系统等手段,达到协调的效果。   四、提高服务质量 
  为上级领导服务,为上级机关服务,为基层和群众服务是办公室工作的根本,在新形势下,办公室要提高服务质量,就面临着解放思想,改革创新,拓宽服务思路,转变服务方式,探索优质高效的问题。 
  首先,服务要更新观念。 
  一要从传统的理念中转变过来。不单只是庸俗的基础服务,服务要以领导决策为中心,要以人为本。 
  就办公室来说,着重为班子决策当好参谋,在局的人事、财务、基建、信息化建设、奖惩等重大问题上,提出合理的建议。通过领导正确决策,调动干部的能动性、积极性,体现服务的效果。 
  二要讲效率。今日所做之事,勿候明天;自己所做之事,勿候他人。要雷厉风行,及时满足领导与同志们的各项需求。要降低各项服务工作中人、财、物的成本,最大限度地提高服务的效能,实现效率与效益的有机统一。同时,办公室全体同志必须学会运用先进的办公设备,实现办公室工作的信息化、现代化。   其次,要转变服务方式。 
  一是由被动服务向主动服务转变。“凡事预则主,不预则废”,办公室的工作要有前瞻性,对有关工作早考虑、早着手。特别是要在敏感性较强的中心工作中体现主动服务,发挥决策的参谋作用。 
  同时要考虑服务的长效性,要做到长计划,短安排,如税收宣传、机构改革等事务的前期准备工作。 
  二是由单一的服务向全面的服务转变。办公室的服务必须注意服务的全面性,为领导决策提供服务,在领导决策前要拿出可行的方案,向领导反映情况,提供决策建议。决策中要进行适度的协调,理顺各方面的关系。决策后要高效率的贯彻落实,并监督反馈,防止出现偏差。 
  三是由一般性的服务向优质服务的转变。服务应该体现专、精、好,使办公室能在每一时期紧紧围绕全局的中心,配合各业务部门顺利开展各项工作,既能使各项工作平衡开展,有条不紊,又能妥善应对各种复杂情况,波澜不惊。   五、恪守廉洁自律。 
  廉洁自律是公务员基本要求之一,对办公室的工作人员来讲,因为掌握着相对的财权与物权,又在领导身边工作,所以更应注意这一要求,做出好的表率。 
  首先,要自律。办公室人员要牢固树立正确的世界观、人生观和价值观,自觉抵制拜金主义、享乐主义的影响,特别是在无人监督情况下更要谨慎不苟,慎独自处,用法律和纪律约束自己的行为。   其次,要强化制度约束。严格按照制度规定办事,用制度来约束行为。比如在政府采购、经费支出、来客接待上,要严格履行审批程序。 
  第三,要自觉接受群众监督。自我严格要求至关重要,外部的监督也必不可少。办公室人员要始终把自己置于组织和群众的监督之下,真诚地听取群众的意见和反映,做到有则改之,无则加勉。 
 六、厉行勤俭节约。 
  艰苦奋斗、勤俭节约是中华民族的传统美德,也是党的优良传统与作风。古人云:“历览前贤国与家,成由勤俭败由奢”,克勤克俭,同时也体现了奋斗进取,积极向上的精神状态。办公室管理着机关办公用品和日常的各项支出,更应时刻牢记艰苦奋斗,勤俭节约。   首先,要继承和发扬勤俭节约的中华传统美德。近年来,由于地税干部的教育投入增加,信息化建设加快,经费管理又日趋规范,致使经费比较紧张。因此,在日常经费使用上,要量力而行,先计划,后支出,先紧后松,能节省的节省,能不开支的不开支。要杜绝攀比摆阔,奢侈挥霍,要坚决同铺张浪费作斗争。其次,办公室人员自身要节俭。要自觉抵制各种“灯红酒绿”的侵蚀。要“淡泊以明志,宁静而致远”。从日常生活小事做起,以身作则,发动群众。既要以艰苦奋斗、勤俭节约的道德规范约束自己,又要自觉接受领导与群众的管理监督,更要勇敢地开展思想教育,对挥霍浪费及时制止。   七、保持健康心态 
  办公室人员的工作压力大、任务重、事务繁,因此,在日常工作中要有意识的稳定情绪,调节心态,克制自我,做到遇忙不乱,遇急不慌,遇惊不变,心如止水。 
  首先,要有忠诚之心。忠于事业、忠于领导,而并非古代“忠君”。对领导要敢于直言诤语,去掉阿谀奉承,不阳奉阴违、明从暗抗。要向领导真实地反映情况,不得以个人利害关系或故意迎合领导而掩盖真实情况。要忠于群众,要敢于为群众谋利益,讲真话,办实事。不可愚弄群众,要以诚待人,以善待人。 
  其次,能忍辱负重。办公室工作要能被人“摆布”,听人指使,甚至受人责骂。要有忍辱负重的精神和自我克制力,在困难和挫折面前不丧气、不悲观。要以较高的涵养始终保持百事如常的稳定情绪。即使一时让人不理解和误解而背点儿“黑锅”,受到责难,也要能承受得住。要有气度、气量,胸怀宽广。 
  第三,要诚挚谦和。办公室人员在领导周围工作,不要总觉得自己有什么了不起,高看自己小看别人。这是办公室人员的“常病”,也是失掉群众基础的重要原因。因此,办公室人员要加强道德修养,着眼于小处、细处。在日常工作中,对群众要热情接待,文明礼貌,耐心解释,克服“门难进,脸难看,事难办”现象,要尊重上级,理解同级,善待下级,待人接物要善于“换位思考”。 
   其次办公室工作能不能得到加强,关键在于领导,在于领导对办公室工作的认识和重视,如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识,办公室就变成了勤杂室,办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中,就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解,谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作,从政治上关心他们,给他们提供尽可能多的学习提高机会,尽可能地改善他们的工作环境和条件,从工作上支持他们,从生活上关心他们,从心灵上理解他们,肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍,而且还会有很大的吸引力,达到其充分调动他们努力工作的积极性。

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